요즘들어 많은 기업들이 전자계약서를 활용하고 있습니다. 전통적인 종이 계약의 불편함을 줄이고, 효율적인 거래와 관리가 가능하도록 돕기 때문입니다. 이 포스팅에서는 전자서명 생성 방법과 함께, 이용 시 유의해야 할 사항에 대해 설명드리겠습니다.
전자계약서란?
전자계약서는 계약 당사자 간의 합의를 증명하는 전자 형식의 문서로, 사용자가 즉시 출력할 수 있는 특징이 있습니다. 이러한 계약서에는 계약의 주요 내용이 명시되어 있으며, 각 당사자는 서명을 통해 동의를 표현해야 합니다. 여러 산업 분야에서 전자계약의 필요성이 대두되고 있으며, 이를 통해 종이 계약서의 번거로움을 해소할 수 있습니다.
전자계약서 작성의 필수 요소
전자계약서를 작성하기 위해서는 반드시 포함해야 할 기본 요소들이 존재합니다. 기본적으로 다음과 같은 항목들이 포함되어야 합니다:
- 계약서 제목: 내용이 무엇인지 한눈에 알 수 있는 제목 (예: 근로계약서, 임대차계약서 등)
- 계약 당사자의 정보: 계약에 관련된 모든 사람의 이름 및 역할 (예: OOO(갑), △△△(을))
- 세부 사항: 계약의 의무와 책임의 범위를 명확히 기재
- 계약 날짜: 계약이 성립된 날짜를 명시
- 서명: 모든 당사자의 동의를 증명하기 위한 서명
각 항목은 계약의 내용에 따라 달라질 수 있으므로, 세부 사항의 명확한 기재가 필수적입니다.
전자계약서 만드는 법
이폼사인과 같은 전자계약 플랫폼을 통해 손쉽게 전자계약서를 작성할 수 있습니다. 아래의 단계에 따라 진행해 보세요.
1단계: 계약서 양식 준비
먼저, 필요한 계약서 양식을 준비합니다. 새로운 양식이 필요하다면 MS Office의 플러그인을 통해 이폼사인의 다양한 기능을 활용하여 엑셀, 워드, 파워포인트에서 직접 생성할 수 있습니다.
2단계: 계약서 양식 업로드
이제 준비한 계약서 양식을 업로드하고, 참여자를 설정합니다. 참여자는 필요한 경우 여러 명 추가할 수 있습니다. 이폼사인의 인터페이스를 이용해 간편하게 설정하세요.
3단계: 폼 디자인하기
계약 진행에 최적화된 전자계약서를 디자인합니다. 화면의 왼쪽에는 서명, 텍스트, 체크 박스, 날짜 등의 다양한 입력 항목이 나열되어 있으므로 원하는 항목을 추가하여 구성할 수 있습니다.
4단계: 수신자 지정 및 전송 방법 설정
전자계약서양식이 완성되면, 수신자를 지정하고 전송 방법을 설정합니다. 이메일, SMS 등 다양한 방법으로 계약서를 전송할 수 있으며, 필요할 경우 본인 인증 수단을 추가할 수도 있습니다.
5단계: 저장 및 완료
모든 설정이 완료되면 계약서를 저장합니다. 이제 전자계약서가 준비되었습니다! 계약이 완료된 문서는 문서함에서 쉽게 관리할 수 있습니다.
전자서명 만들기
전자서명은 계약서의 법적 효력을 담보하는 중요한 요소입니다. 전자서명을 쉽게 만들기 위해서는 다음의 방법을 고려해 보세요.
1단계: 실물 도장 스캔
기존의 실물 도장을 스캔하여 전자서명으로 등록할 수 있습니다. 도장을 촬영한 후, 이를 전자서명으로 편리하게 사용할 수 있습니다. 이 기능은 법적 효력을 보장하는데 유용하게 활용될 수 있습니다.
2단계: 도장 만들기 기능 활용
법인 도장 또는 사용자 정의 도장이 필요 없을 경우, 이폼사인에서 제공하는 도장 만들기 기능을 이용하여 자신만의 전자 도장을 생성할 수 있습니다. 필요에 따라 여러 스타일의 도장을 선택할 수 있습니다.
3단계: 도장 이미지 업로드
이미 만들어진 도장 이미지가 있다면 이를 간편하게 업로드하여 사용할 수 있습니다. 도장 이미지의 배경이 자동으로 제거되고, 필요한 크기로 조정하여 사용 가능합니다.
전자계약서의 장점
전자계약서를 도입함으로써 얻을 수 있는 여러 가지 이점이 있습니다:
- 시간 및 비용 절감
- 신속한 계약 체결
- 서류 보관이 용이
- 관리 및 추적이 편리
이처럼 전자계약서는 기업의 효율성을 높이는 중요한 요소로 자리 잡고 있습니다.
결론
전자계약서 및 전자서명은 현대 비즈니스 환경에서 필수적인 도구가 되어가고 있습니다. 이폼사인 같은 서비스를 통해 쉽게 전자계약서를 작성하고 필요한 서명을 확보할 수 있으므로, 이러한 방법을 적극 활용하여 효과적인 계약 관리를 해보시기 바랍니다. 이제 귀하의 비즈니스에 맞는 전자계약 체계를 갖춰보세요!
자주 물으시는 질문
전자서명은 어떻게 생성하나요?
기존의 실물 도장을 스캔하여 전자서명으로 등록하거나, 플러그인을 통해 전자 도장을 쉽게 만들어 사용할 수 있습니다.
전자도장을 만드는 데 필요한 도구는 무엇인가요?
특별한 도구는 필요 없으며, 법인 도장이나 개인용 도장을 쉽게 디자인할 수 있는 기능이 제공되는 플랫폼을 활용하면 됩니다.
전자서명의 법적 효력은 어떻게 되나요?
전자서명은 적법한 방법으로 생성된다면, 종이서명과 동일한 법적 효력을 가지고 있으며, 필요한 서류로 인정받습니다.
제작한 전자서명은 어떻게 관리하나요?
생성한 전자서명은 플랫폼의 문서함에서 관리할 수 있으며, 필요에 따라 수정하거나 삭제할 수 있습니다.